신종 코로나바이러스 감염증(코로나19)으로 인한 팬데믹의 장기화로 재택근무로 대표되는 원격 근무의 보편화와 화상회의 솔루션 등 협업 솔루션의 대중화가 일어났다. 이런 변화의 흐름 속에 많은 기업이 스마트워크 플랫폼을 도입하는 등 적극적으로 대처하고 있다. 필자가 몸담고 있는 드롭박스 역시 지난해 10월 ‘버추얼-퍼스트(Virtual-First)’ 기업, 즉 원격 근무가 디폴트인 기업으로 체제를 완전히 전환했다. 그리고 이런 변화는 국내 기업들에서도 속속 나타나고 있다.

하지만 원격 업무를 위한 다양한 솔루션에 비해 아직 주목을 덜 받고 있는 부분이 있다. 바로 전자서명(e-Signature) 기술이다. 전자서명은 온라인에서 수행한 행위에 대해 ‘내가 직접 한 것이 맞다’고 확인해주는 인증으로 쓰인다. 지금까지 별다른 주목을 받지 못하다가 2020년 12월 ‘전자문서 및 전자거래 기본법 일부개정법률(이하 전자문서법)’이 시행되면서 많은 기업이 이 시장을 선점하기 위해 달려들고 있다. 코로나19가 비대면 서비스 전환 주기를 앞당겨 전자서명에 대한 수요가 높아진 가운데 전자문서법도 본격 시행되면서 관련 기술이 활성화될 것으로 기대된다.

앞서 언급했듯 어떠한 환경에서도 비즈니스를 이어가야 하는 기업에 언제, 어디서나 계약을 체결할 수 있는 역량은 필수 불가결하다. 전자서명 솔루션은 판매 주기와 문서 처리 기간을 단축하고, 계약 체결 과정을 디지털로 안전하게 관리할 수 있다는 점에서 번거로운 업무 프로세스를 혁신하고 디지털 전환을 가속할 수 있는 강력한 도구가 될 수 있다. 하지만 제대로 도입하고 활용하기 위해서는 몇 가지 점검해야 할 내용이 있다.

먼저, 인증 여부다. △SOC 2 Type II △ISO 27001 △HIPAA △eIDAS △GDPR와 같은 인증은 전자서명 솔루션 공급 업체가 관련 국제 표준과 규정을 준수하는지 확인하는 신뢰 지표다. 수많은 계약 관련 문서는 민감한 내용을 포함하므로 전자서명 솔루션이 표준 인증을 받았는지 여부를 반드시 확인해야 한다.

사용 편의성도 중요하다. 전자서명을 이용하려고 도입을 했는데 막상 사용법이 까다롭고 복잡해 별도의 교육이나 적응 시간이 필요하다면 원하는 효과를 얻기 어렵다. 직관적이고 유연한 인터페이스를 제공해야 현장에 바로 적용하고 누구나 어려움 없이 이용할 수 있다.

또한 기업의 업무 환경을 감안할 때 특정 전자서명 서비스를 단독으로 이용하기보다는 여러 종류의 전자서명 솔루션이 통합된 협업 플랫폼을 활용하는 것이 효과적일 수 있다. 전자문서 작성과 업로드부터 문서 전송, 서명 날인, 체결 완료까지 단계별 가이드를 제공할 뿐만 아니라 계약서 진행 상태를 한눈에 파악할 수 있고, 문서 보관과 관리가 용이하다.

여러 기업이 새로운 시대를 맞아 디지털 기업으로 나가는 중요한 변곡점에 서 있다. 원격 근무, 분산 업무, 하이브리드 모델 등 뉴노멀 업무 환경은 반짝 등장했다가 사라질 유행이 아니므로 장기적 관점에서 협업 솔루션을 검토해야 한다. 전자서명도 이와 맥락을 같이한다. 올해 전자서명 시장이 크게 도약할 것으로 기대되는 가운데 전 세계 표준을 충족시켜 어느 기업과도 거래할 수 있고, 업무 효율도 향상시키며, 안전하게 문서를 보호할 수 있는 솔루션을 꼼꼼히 따져봐야 할 때다.