Article at a Glance – 전략

편집자주

지금까지 제안입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국지사(www.shipleywins.co.kr)가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 소개해왔습니다. 이번 호를 끝으로 김용기 쉬플리코리아 대표의 해외제안 전략 연재를 마칩니다.

프레젠테이션은 어렵다. 제안 프레젠테이션은 더 어렵다. 특히, 해외제안 프레젠테이션은 상상을 초월하는 압박감과 막막함이 있다. 상황에 대한, 고객에 대한, 언어에 대한 막막함이다. 이러한 끝도 없는 막막함의 한편에서 그래도 고객 앞에서 우리의 제품, 우리의 솔루션을 설명할 수 있는 기회를 얻었다는 사실에 위안을 얻기도 한다. 그러면 어떻게 이러한 막막함을 극복하고 기회를 살릴 것인가?

체계적 준비와 설득적 스크립트

쉬플리가 제안 프레젠테이션에 대해서 조언하는 핵심 두 가지는 해외제안 프레젠테이션에서도 동일하다. 체계적으로 준비하는 것과 설득적인 구조와 스크립트를 작성하는 것이다.

1. 체계적인 준비

체계적인 준비를 위해 다음 단계를 거치도록 한다.

1) 제안요약(Executive Summary)을 기반으로 고객과 상의해서 어젠다를 정한다.

2) 정해진 어젠다별로 전달할 내용을 목차로 작성한다.

3) 슬라이드를 개발한다.

4) 반복해서 연습한다.

2. 설득적인 구조와 스크립트

제안 프레젠테이션은 보통 설득과 정보전달을 목적으로 하는데, 더 중요한 목적은 ‘설득’이다. 효과적인 설득은 말하는 사람의 평판과 신뢰도뿐 아니라 논리, 전달력 등의 영향을 받는다.

설득력을 높이기 위해서 다음 두 가지를 기억할 필요가 있다.

● 제안요약의 설득 구조를 프레젠테이션에서 활용한다. (그림 1)

● 3S의 말하기 방법을 사용한다.

해외제안에서 제안요약의 중요성은 더욱 크다. 고객의 주요 이슈를 중심으로 구성한 제안요약은 그대로 프레젠테이션의 초안으로 활용할 수 있기 때문이다. 제안요약과 동일한 구조로 조금 더 그래픽화된 슬라이드를 개발한다면 프레젠테이션 준비시간을 효율적으로 사용하면서 전달력은 높일 수 있다. <그림 1>의 구조화 방법을 참고하라.

프레젠테이션을 구성하면 3S(Triple-S)의 말하기 방법을 적용해 스크립트를 개발한다. 3S는 State-Support-Summarize 순서로 각각의 이슈에 대해서 말하는 형태다. (그림 2)

다양한 상황에 대비하기

해외제안 프레젠테이션을 준비하면서 새로운 상황과 환경을 많이 접하게 된다. 어렵게 얻은 프레젠테이션 기회를 성공으로 연결시키기 위해 다음과 같은 상황에 대한 철저한 확인과 대응이 필요하다.

1) 고객과 어젠다를 확인하라

프레젠테이션의 핵심은 어떤 주제로 말할 것인가다. 고객이 어젠다를 정해주는 경우가 있지만 정해주지 않는 경우도 많다. 고객이 어젠다를 정해주지 않을 경우에는 제안요약을 통해서 정리된 내용을 중심으로 프레젠테이션을 준비하면 된다. 더 좋은 것은 우리가 준비하고 있는 어젠다를 고객과 상의해서 확인받는 것이다. 우리가 생각한 것 이외에 혹시 고객이 추가로 설명을 듣고자 하는 부분이 있을 수 있으므로 사전에 반드시 확인하는 것이 필요하다.

2) 발표 일정을 확인하라

대부분의 경우, 프레젠테이션을 하기 위해 해외로 나가야 한다. 일정을 잡는 것도 어렵고 교통편과 숙박시설 예약 등 뒤따르는 부가적인 일이 상당히 많다. 고객이 별다른 이유 없이 일정을 앞당기거나 미룰 수도 있으므로 유연한 대응을 위해 지속적으로 확인하는 일이 필요하다.