제안·입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국 지사(www.shipleywins.co.kr)의 김용기 대표가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 연재합니다. 이 글은 2010년 3월에 내한한 쉬플리 어소시에이츠의 Vice President인 Larry Newman의 발표내용을 김 대표가 국내 실정에 맞춰 재정리한 글입니다. 제안에서 실패하기 위한 10가지 방법을 두 번에 걸쳐 게재합니다.

제안은 경쟁 상대가 있는 게임이다. 그럼에도 불구하고, 이기는 제안과 실패하는 제안에는 일관된 특징이 있다. 아래 제시한 실패하는 제안의 특징을 극복하면 이기는 제안이 된다. 이기는 제안은 조직의 제안 성공률을 지속적이고 획기적으로 높여줄 것이다.

1)충실도(고객의 공식적인 요구조건에 대한 충족도)와 
반응도(고객의 근원적인 니즈에 대한 만족도)가 낮음

충실도(compliance)란 고객의 공식적인 요구조건(보통은 RFP)을 분명하게 충족시키는 정도를 말한다. 이에 반해 반응도(responsiveness)란 고객의 공식적인 요구뿐만 아니라 비공식적인 니즈까지 포함한 고객의 근원적인 니즈를 모두 포괄한다. 고객은 공식적으로 요청하지 못하는 니즈가 반드시 있게 마련이다. 예를 들면, 개인적 니즈, 주관적 선호, 편견, 조직 내 정치적 역학관계에 따른 니즈 등은 도저히 제안요청서나 문서상에 표현할 수 없는 니즈들이다.

충실도의 별명은 ‘무기(compliance as weapon)’다. 충실도를 만족하지 못하는 제안은 평가자가 예선 탈락시킬 수도 있다. 평가자가 4개, 5개의 제안 내용을 다 평가한다고 생각해보자. 평가자들도 5개 중에서 1곳을 고르는 것보다는 충실도를 만족시키지 못하는 곳을 추려내고 나머지 2, 3곳을 놓고 본격적인 평가를 하길 원할 것이다. 그런 점에서 충실도는 예선 평가를 위한 평가자의 무기다.

반응도의 별명은 ‘승부수(responsiveness as winning strategy)’다. 고객의 근원적인 니즈를 얼마나 잘 파악했느냐가 승부처가 된다는 뜻이다.

이기는 제안은 고객의 공식적인 요구를 100% 만족시키고, 고객의 근원적인 니즈를 가능한 한 많이 포함한다.

충실도는 요구조건 충실도(compliance with requirements)와 지시사항 충실도 (compliance with instructions)가 있다. 요구조건 충실도는 솔루션의 성능, 사양에 대한 고객의 요구조건에 대한 충족 여부이고, 지시사항 충실도는 제목, 번호체계에 대한 고객의 지시사항에 대한 준수 여부를 말한다.

충실도가 높은 제안서는 평가가 쉽다. 좋은 제안서는 조견표나 목록을 통해 고객이 원하는 답을 쉽게 찾을 수 있게 한다. 요구조건을 충족하지 못한 항목이 무엇인지 쉽게 파악할 수 있기 때문이다.