‘부분의 최적화가 전체의 최적화는 아니다.’ 제안을 위한 일정 관리의 핵심을 나타낸 말이다. 전문가가 자신이 맡은 영역에서 100점짜리 제안서를 쓰려다가 도리어 전체 일정을 망치는 사례가 종종 있다. 성공적인 제안서는 미리 정해진 일정을 모든 구성원들이 철저히 준수할 때 만들어진다. 개인별 역량 차이 탓에 전체 일정에 차질을 빚으면 실패한 제안서가 나올 수밖에 없다.
1. 섹션이 아니라 제안서 전체를 잘 써야 한다
각 구성원들이 일정 안에 최선을 다해서 자신이 맡은 부분을 쓰게 하라. 아무리 잘 쓴 제안서라도 일정을 넘겨서 쓴다면 의미가 없다. 지금도 수많은 사람들이 섹션(부분)에서 이기고 전체에서 지는 어리석은 짓을 하고 있다. 철저한 시간관리와 기획의 차별성이 제안서의 수준을 확실히 결정한다.
시간관리 제안서 작성에서 시간관리의 핵심은 ‘기획’과 ‘수정’을 위한 시간을 확보하는 것이다. 만약 기획에 시간을 확보하지 못하면 전략적 초점이 불분명하고, 고객의 공식적 요구가 정확히 반영되지 못하며, 고객의 니즈와 솔루션이 일치하지 않은 제안서를 내놓을 가능성이 있다. 또 제안서의 수정에 시간을 확보하지 못해서 실수가 많은 제안서를 만들기도 한다. 좋은 제안서는 수정(amending)을 많이 하고, 개정(revising)을 적게 하는 제안서다. 수정은 실수(error)를 없애는 작업이고, 개정은 제안서의 전략, 방향, 솔루션을 바꾸는 것이다. 개정을 많이 하면 제안 작업을 다시 처음부터 하는 것과 같다. 기획 시간을 확보한 제안서는 개정이 적어지고, 수정 시간을 확보한 제안서는 수정의 기회가 많아져 품질 높은 제안서가 나올 수 있다.(그림1)
제안서 기획 제안서 기획의 핵심은 제안서 전체 계획서를 작성해, 이를 각 섹션에서 구현하는 것이다. 쉬플리에서는 전자를 제안 계획(Proposal Management Plan·PMP)이라 하고, 이를 섹션에 구현하는 것을 섹션 계획(Proposal Develop-ment Worksheet·PDW)이라고 한다.(그림2, 3) PMP는 영업조직에서 작성한 영업 정보(capture plan)를 토대로 제안서 작성 계획을 수립하는 것을 말한다. 따라서 주요 영업 정보(고객 분석 및 니즈 정의, 경쟁사 및 시장 환경 분석, 자사의 솔루션 및 주요 전략)뿐만 아니라 제안서 작성을 위한 구체적인 일정, 업무 분장, 제안 전략을 포함해야 한다. 만약 당신의 조직에 이런 영업 정보를 구현하는 툴(tool)이 없다면 영업 정보를 담을 툴을 개발하여 사용해야 한다.
